Executive Assistant (Interim)

Schiphol-Rijk

Executive Assistant (Interim)

Schuberg Philis is een bedrijfskritisch IT-bedrijf dat oplossingen biedt die 100% uptime en impact leveren in alle missie-kritische operaties in het hart van organisaties. Onze klanten zitten in de sectoren financial services, manufacturing, retail, energy, healthcare, public & government, travel, logistics & infrastructure. Het bedrijf is opgericht in 2000 en heeft kantoren in Schiphol-Rijk en Rotterdam, waar onze 350 collega's samenwerken in zelfsturende teams. Om 100% klanttevredenheid te bereiken, zetten wij onze experts in the lead voor iedere oplossing die we creëren en creëren we keuzes die een positieve impact hebben op mens en planeet.

Onze organisatie is 100% eigendom van alle collega’s, geen extern kapitaal en dus zijn wij de baas over onze eigen toekomst. Deze onafhankelijkheid is een bewuste keuze: wij bepalen samen zelf de koers. En onze werktijden. En het vakantierooster. Door deze hoge mate van autonomie zijn we extreem professioneel betrokken bij de toekomst van Schuberg Philis.

Wij geloven dat je met de juiste combinatie van slimme mensen in de juiste setting en met de juiste intenties alles kunt bereiken en dragen als collega’s allemaal de verantwoordelijkheid om de continuïteit, groei en kwaliteit van SBP te bewerkstelligen. Een bedrijf waar we samenwerken met onze klanten en collega’s op een manier zoals we eigenlijk vinden dat dat moet. Wij zetten ‘experts in the lead’ en houden teams verantwoordelijk voor de kwaliteit die er aan klanten geboden wordt. Voor die kwaliteit hanteren wij het ‘honderd-procent-denken’, maar het is iets veel groters dan een getal. Honderd procent is: hoe wij erin zitten, om te beginnen als mens en als team. En, inderdaad, dat leidt vervolgens tot ongekend hoge cijfers. Voor het slagingspercentage van projecten bijvoorbeeld. Voor de functionele uptime van door ons beheerde applicatielandschappen. Voor de technische innovatie die we samen met onze klanten realiseren. En daarmee dus: voor de tevredenheid van onze klanten. Want wij geloven vanuit het diepst van ons wezen dat je altijd nog net iets dichter bij die honderd procent kunt komen.

Ter ondersteuning van onze expert teams (intern gegroepeerd als Greater Customer Teams), zoeken wij een executive assistant (interim).

De uitdaging

Als nieuwe collega ben je onderdeel van en complementeer je een team van executive assistants;

  • Samen met drie executive assistant collega’s ondersteun je onze Greater Customer Teams in de meest brede zin van het woord
  • Daarnaast is er een executive assistant collega die onderdeel is van het Marketing en een collega die o.a. de Founders ondersteunt.

Je werkt vanaf ons kantoor in Schiphol-Rijk.

Verantwoordelijkheden

Binnen deze uitdagingen vallen de volgende verantwoordelijkheden en is er daarnaast ruimte om jouw talenten breder in te zetten voor Schuberg Philis;

  • Complex agendabeheer; secretarieel en organisatorische ondersteunen en ontzorgen van twee Managing Directors, Customer Teams, en afspraken organiseren tussen interne en externe stakeholders
  • Communicatie; het regelen van informatiestromen intern en extern, het afhandelen van zaken waar mogelijk, het in gang zetten en opvolgen van zaken waar nodig, het eerste aanspreekpunt voor veel van onze (klant)contacten, bijwonen van periodieke overleggen, het onderhouden en uitbreiden van jouw netwerk
  • Officemanagement; het ondersteunen en ontzorgen van organisatie werkzaamheden waar en wanneer nodig
  • Projectmanagement; identificeren van verbeteringsmogelijkheden en deze procesmatig en effectief implementeren

Ervaringen en vaardigheden

De volgende ervaringen en vaardigheden zullen bijdragen aan het succesvol zijn binnen deze functie en onze organisatie;

  • Integer; discreet, evenwichtig, professioneel, betrouwbaar
  • Collegiaal; teamspeler, sociaal, netwerker, collaboratief, ontzorgend, betrokken en oprecht interesse in mensen
  • Proactief; zelfstandig, vooruitdenken, initiatiefnemer, effectief, efficiënt, snelheid, verbetert waar nodig is
  • Adaptiviteit; weerbaarheid, omgaan met dynamiek/hectiek, anticiperend, flexibel
  • Gedisciplineerd; organisatorisch talent, focus, kwaliteitsgericht, nauwkeurig met een oog voor detail, prioriteiten stellen
  • Gedreven; doelgericht, volhardend, hoog executieniveau, positieve energie, ziet mogelijkheden en geen obstakels
  • Nieuwsgierigheid; learning mindset, tot de kern van de situatie gaan en niet slechts de symptomen oppakken, niet bang om vragen te stellen, affiniteit met technologie
  • Authenticiteit; representatief, zelfbewust, zelfverzekerd, reflecterend, doortastend, weet wanneer er om hulp gevraagd moet worden
  • Analytisch; probleemoplossend, overzicht behouden, data gedreven
  • Tooling; uitstekende beheersing van MS Office, het is een pre als je ervaring hebt met AFAS, Miro, en Slack
  • Communicatie; uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, professioneel en representatief
  • Hbo-denkniveau, afgeronde Bacheloropleiding, relevante werkervaring in een soortgelijke functie (10+ jaar ervaring)

Ben jij de ace executive assistant die ons gaat versterken? Wij horen graag van je!

What does a day at Schuberg Philis look like?

Our organization is designed to match the people we are. And our days can be as varied as the odd, beautiful, unique bouquet of human beings that Schuberg Philis actually is. What doesn’t vary, however, is our belief that IT can be a force for good in the world. We see this happen in our very own lives, day after day, moment by moment.

Schubergphilis website Portret Team 2

We put experts in the lead

A state-of-the-art custom-fit IT solution is a job for our experts teamed up with our customer’s experts. We work together from start to finish to deliver on our own promises.

Schubergphilis website medium 10

Only one KPI matters

Our most valued key performance indicator is customer satisfaction. We see room for even a 0.01% improvement as another opportunity to get closer to 100%.

Schubergphilis website medium 33

Become who you are

We encourage each other to discover our true strengths and keep learning. Sometimes, we take a radically different direction than expected yet become happier along the way.

Schubergphilis website medium 40

Design and proof

Based on our understanding of customers’ challenges, we design a solution, experiment, and prototype. Rather than proof of concept, we refer to this as proof of value.

Schubergphilis website medium 39

We work how we want to work

We don’t hide our specialists or only call them in last minute. To us, it’s obvious that knowledgeable people need to be making decisions from the get-go.

Schubergphilis website Advised consent

We work with advised consent

We share responsibility. That’s why our most important decisions require advised consent, with solutions first presented to colleagues and, if supported, reviewed by those impacted.

At Schuberg Philis we love to keep track of the latest and greatest tech that comes from Silicon Valley and our public cloud partners, so we can always pick the right tool for the job in the complex mission critical ecosystems. In our dream projects we can seamlessly integrate the newest tech into an existing landscape to create high quality environments that last.

Got excited?

Apply for this job

Interested? Send your credentials, curriculum vitae and your cover letter to our recruitment team. They will contact you and invite you to discover if there could be a match.

Complete this form and submit to apply. Got any questions about applications or applying for a job? Feel free to contact our recruitment team: recruitment@schubergphilis.com

Ready to apply?

How we hire

We would like to get to know you as much as you would like to get to know us. In a 5 to 6 step hiring process we will together find out if we are a match.

Read more \

What we offer

Yes, a job at Schuberg Philis provides a salary and benefits. It also provides the freedom to become who you are.

Find out \

Are you a recruiter?

We created some guidelines for you to follow when contacting us for candidates. Please follow them carefully if you want to keep off our blocklist.

Read more \

More Support job openings at Schuberg Philis