Executive Assistant (Interim)

Schiphol-Rijk

Executive Assistant (Interim)

Schuberg Philis is een bedrijfskritisch IT-bedrijf dat oplossingen biedt die 100% uptime en impact leveren in alle missie-kritische operaties in het hart van organisaties. Onze klanten zitten in de sectoren financial services, manufacturing, retail, energy, healthcare, public & government, travel, logistics & infrastructure. Het bedrijf is opgericht in 2000 en heeft kantoren in Schiphol-Rijk en Rotterdam, waar onze 350 collega's samenwerken in zelfsturende teams. Om 100% klanttevredenheid te bereiken, zetten wij onze experts in the lead voor iedere oplossing die we creëren en creëren we keuzes die een positieve impact hebben op mens en planeet.

Onze organisatie is 100% eigendom van alle collega’s, geen extern kapitaal en dus zijn wij de baas over onze eigen toekomst. Deze onafhankelijkheid is een bewuste keuze: wij bepalen samen zelf de koers. En onze werktijden. En het vakantierooster. Door deze hoge mate van autonomie zijn we extreem professioneel betrokken bij de toekomst van Schuberg Philis.

Wij geloven dat je met de juiste combinatie van slimme mensen in de juiste setting en met de juiste intenties alles kunt bereiken en dragen als collega’s allemaal de verantwoordelijkheid om de continuïteit, groei en kwaliteit van SBP te bewerkstelligen. Een bedrijf waar we samenwerken met onze klanten en collega’s op een manier zoals we eigenlijk vinden dat dat moet. Wij zetten ‘experts in the lead’ en houden teams verantwoordelijk voor de kwaliteit die er aan klanten geboden wordt. Voor die kwaliteit hanteren wij het ‘honderd-procent-denken’, maar het is iets veel groters dan een getal. Honderd procent is: hoe wij erin zitten, om te beginnen als mens en als team. En, inderdaad, dat leidt vervolgens tot ongekend hoge cijfers. Voor het slagingspercentage van projecten bijvoorbeeld. Voor de functionele uptime van door ons beheerde applicatielandschappen. Voor de technische innovatie die we samen met onze klanten realiseren. En daarmee dus: voor de tevredenheid van onze klanten. Want wij geloven vanuit het diepst van ons wezen dat je altijd nog net iets dichter bij die honderd procent kunt komen.

Ter ondersteuning van onze expert teams (intern gegroepeerd als Greater Customer Teams), zoeken wij een executive assistant (interim).

De uitdaging

Als nieuwe collega ben je onderdeel van en complementeer je een team van executive assistants;

  • Samen met drie executive assistant collega’s ondersteun je onze Greater Customer Teams in de meest brede zin van het woord
  • Daarnaast is er een executive assistant collega die onderdeel is van het Marketing en een collega die o.a. de Founders ondersteunt.

Je werkt vanaf op ons kantoor in Schiphol-Rijk.

Verantwoordelijkheden

Binnen deze uitdagingen vallen de volgende verantwoordelijkheden en is er daarnaast ruimte om jouw talenten breder in te zetten voor Schuberg Philis;

  • Complex agendabeheer; secretarieel en organisatorische ondersteunen en ontzorgen van twee Managing Directors, Customer Teams, en afspraken organiseren tussen interne en externe stakeholders
  • Communicatie; het regelen van informatiestromen intern en extern, het afhandelen van zaken waar mogelijk, het in gang zetten en opvolgen van zaken waar nodig, het eerste aanspreekpunt voor veel van onze (klant)contacten, bijwonen van periodieke overleggen, het onderhouden en uitbreiden van jouw netwerk
  • Officemanagement; het ondersteunen en ontzorgen van organisatie werkzaamheden waar en wanneer nodig
  • Projectmanagement; identificeren van verbeteringsmogelijkheden en deze procesmatig en effectief implementeren

Ervaringen en vaardigheden

De volgende ervaringen en vaardigheden zullen bijdragen aan het succesvol zijn binnen deze functie en onze organisatie;

  • Integer; discreet, evenwichtig, professioneel, betrouwbaar
  • Collegiaal; teamspeler, sociaal, netwerker, collaboratief, ontzorgend, betrokken en oprecht interesse in mensen
  • Proactief; zelfstandig, vooruitdenken, initiatiefnemer, effectief, efficiënt, snelheid, verbetert waar nodig is
  • Adaptiviteit; weerbaarheid, omgaan met dynamiek/hectiek, anticiperend, flexibel
  • Gedisciplineerd; organisatorisch talent, focus, kwaliteitsgericht, nauwkeurig met een oog voor detail, prioriteiten stellen
  • Gedreven; doelgericht, volhardend, hoog executieniveau, positieve energie, ziet mogelijkheden en geen obstakels
  • Nieuwsgierigheid; learning mindset, tot de kern van de situatie gaan en niet slechts de symptomen oppakken, niet bang om vragen te stellen, affiniteit met technologie
  • Authenticiteit; representatief, zelfbewust, zelfverzekerd, reflecterend, doortastend, weet wanneer er om hulp gevraagd moet worden
  • Analytisch; probleemoplossend, overzicht behouden, data gedreven
  • Tooling; uitstekende beheersing van MS Office, het is een pre als je ervaring hebt met AFAS, Miro, en Slack
  • Communicatie; uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, professioneel en representatief
  • Hbo-denkniveau, afgeronde Bacheloropleiding, relevante werkervaring in een soortgelijke functie (10+ jaar ervaring)

Ben jij de ace executive assistant die ons gaat versterken? Wij horen graag van je!

Hoe ziet een dag bij Schuberg Philis eruit?

Onze organisatie is gemaakt door en voor het soort mensen dat wij willen zijn. En onze dagen zijn net zo divers als de prachtige, unieke verzameling mensen die Schuberg Philis heet. Waar we wel heel consistent in zijn: ons geloof dat IT een positief verschil kan maken in de wereld. Dat zien we ook in onze eigen levens, elke dag en ieder moment.

Schubergphilis website Portret Team 2

Bij ons staan experts in the lead

Een state-of-the-art IT-oplossing op maat: daarin zetten onze experts, samen met die van de klant, graag hun tanden. Het is teamwerk onder het motto deliver your own promise.

Schubergphilis website medium 10

Er is maar één KPI die ertoe doet

De key performance indicator waar wij de meeste waarde aan hechten: klanttevredenheid. Ook ruimte voor een 0,01% verbetering zien wij als een kans om nog dichter bij 100% te komen.

Schubergphilis website medium 33

Worden wie je bent

We moedigen elkaar aan om onze ware kracht te ontdekken en steeds door te leren. Soms volgen we een heel ander pad dan we hadden gedacht – en worden daar des te gelukkiger van.

Schubergphilis website medium 40

Design & proof

Werkend vanuit onze kennis van de uitdagingen van de klant, ontwerpen we een oplossing, experiment en prototype. We noemen dat geen proof of concept, maar een proof of value.

Schubergphilis website medium 39

Wij werken hoe we willen werken

We verstoppen onze specialisten niet, om ze pas op het allerlaatste moment in te roepen. Voor ons spreekt het voor zich dat de experts vanaf de start de beslissingen nemen.

Schubergphilis website Advised consent

We werken met advised consent

De belangrijkste beslissingen nemen we met advised consent. Een oplossing leggen we eerst voor aan collega’s en dan, mits goedgekeurd, aan degenen wiens werk het beïnvloedt.

Bij Schuberg Philis houden we precies in de gaten welke innovaties eraan komen in de start up wereld en bij onze public cloud partners. Zo kunnen we altijd de juiste instrumenten vinden voor ons werk in complexe mission-critical ecosystemen. In het ideale scenario kunnen we de nieuwste technologie naadloos integreren in elk bestaand landschap, om zo duurzame IT-omgevingen op topniveau te bouwen.

Enthousiast?

Solliciteer op deze vacature

Geïnteresseerd? Stuur jouw persoonlijke informatie, je curriculum vitea en je brief naar ons recruitment team. Zij zullen contact met je opnemen en uitnodigen.

Vul en verstuur dit formulier om te solliciteren. Heb je vragen over het solliciteren of deze vacature? Neem gerust contact op met ons recruitment team: recruitment@schubergphilis.com

Klaar om te versturen?

Ons wervingsproces

Wij willen jou net zo graag leren kennen als jij ons. In een wervingsproces van 5 tot 6 stappen komen we er samen achter of we een match zijn.

Lees meer \

Wat wij bieden

Ja, werken bij Schuberg Philis geeft je salaris en voordelen. Het geeft je ook de vrijheid om te worden wie je bent.

Ontdek het \

Ben je een recruiter?

We hebben wat guidelines om te volgen wanneer je contact met ons opneemt over kandidaten. Volg deze zorgvuldig om van onze blocklist weg te blijven.

Lees meer \

Meer Support vacatures bij Schuberg Philis