Logo image

Privacyverklaring – kantoor en datacenter toegang

Wie zijn wij

Schuberg Philis is gevestigd te Schiphol-Rijk, Boeingavenue 271 1119PD en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

We moedigen u aan om deze privacyverklaring te lezen voor gedetailleerde informatie over hoe wij met uw gegevens omgaan.

Uw toestemming

Door u te aan te melden voor toegang tot ons pand en/of datacenter, stemt u ermee in dat Schuberg Philis uw persoonsgegevens verzamelt, en gebruikt in overeenstemming met deze privacyverklaring. Indien u er niet mee akkoord gaat dat uw persoonsgegevens op deze manier worden gebruikt, dan kunnen we u helaas geen toegang verschaffen tot ons pand en/of datacenter1.

Schuberg Philis zal alleen uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij kunnen u vragen om aanvullende persoonsgegevens dan wel toestemming te verlenen indien u bijvoorbeeld onbegeleid toegang wilt tot ons pand en/of datacenter1.

Welke data verzamelen wij?

In deze privacyverklaring betekent uw “persoonsgegevens”: informatie of informatieonderdelen waarmee u geïdentificeerd kunt worden. Gewoonlijk zijn dit gegevens zoals uw naam, adres, foto of afbeelding, handtekening, vingerafdruk, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer.

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens als volgt verzamelen:

  • in ons bezoekersregistratie systeem;
  • via CCTV opnames van camera’s die zich in en rondom ons pand bevinden;
  • via video en foto registraties gemaakt tijdens evenementen;
  • in ons badge en fysiek toegangssysteem gebruikt voor onbegeleide toegang;
  • in onze vingerafdruklezers die zich bij specifieke datarooms bevinden.

Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevensgebruiken om:

  • u toegang tot ons gebouw en datacenter te kunnen valideren en te verschaffen;
  • aan onze klanten en hun auditors te kunnen bevestigen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben gehad tot ons pand, datacenter en datarooms;
  • een overzicht te hebben van de in het pand aanwezige personen in geval van een calamiteit en/of evacuatie;
  • een overzicht te hebben welke EHBO/BHV gediplomeerde er in ons pand aanwezig zijn.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

In de regel delen wij uw persoonsgegevens met niemand buiten Schuberg Philis. Er zijn echter een aantal vertrouwde derden met wie wij uw persoonsgegevens kunnen delen:

  • externe dienstverleners aan wie wij bepaalde diensten hebben ge-outsourced om ons te ondersteunen;
  • wetshandhaving of overheidsdiensten wanneer deze een juridische procedure hebben gevolgd om ons te vragen de informatie openbaar te maken.

Door uw persoonlijke gegevens aan Schuberg Philis te verstrekken, verleent u ons toestemming om uw persoonlijke gegevens te verwerken, in overeenstemming met de voorwaarden van deze privacyverklaring en de relevante wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn op basis van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen en richtlijnen vanuit de Nederlandse autoriteit persoonsgegevens:

  • bezoekersregistratie systeem – tot 18 maanden, in verband met de eisen vanuit onze klanten en hun auditors;
  • CCTV opnames – 28 dagen;
  • video en foto registraties tijdens evenementen waarbij u aanwezig bent – onbepaalde tijd;
  • video en foto registraties tijdens evenementen waarbij u in de belangstelling staat (bijv. als presentator) – op afspraak;
  • badge en fysiek toegangssysteem – tot 18 maanden nadat uw verbintenis met Schuberg Philis verbroken is;
  • vingerafdrukken – de hashes van uw vingerafdrukken staan alleen op uw pas geregistreerd en zullen worden vernietigd tijdens het vernietigen van uw pas.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en eisen van derden die uw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen.

Toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan aan onze medewerkers en derden als dit strikt noodzakelijk is.

Uw rechten en wie te benaderen

Als u nog opmerkingen of vragen hebt over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u terecht bij de collega met wie u normaal gesproken contact heeft of contact met ons opnemen via de contact gegevens op onze website (www.schubergphilis.com).

U heeft het recht ons te melden dat:

  • u niet gefilmd of gefotografeerd wenst te worden tijdens een evenement;
  • u een kopie wilt hebben van de persoonsgegevens die wij van u hebben;
  • u wilt dat wij uw persoonsgegevens in onze administratie corrigeren, bijwerken of verwijderen; * u mogelijk misbruik van uw persoonsgegevens wilt melden (via dpo@schubergphilis.com).

Om ons te helpen met het verwerken van uw verzoek, dient u ons wel voldoende informatie te verschaffen om uw verzoek te kunnen valideren.

Wijzigingen in onze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen door de bijgewerkte versie van de privacyverklaring op de Schuberg Philis-site te plaatsen. Wij brengen u binnen een redelijke termijn op de hoogte van een eventuele relevante wijziging. Wij raden u echter aan de verklaring regelmatig te bekijken om op de hoogte te blijven van de manier waarop we uw persoonsgegevens gebruiken.

1) Met uitzondering van video en foto registraties gemaakt tijdens evenementen.

    MORE NEWS

    blank

    Cloud levels the playing field

    I was at the AWS Benelux Summit in The Hague last week. I …
    blank

    Privacyverklaring – kantoor en datacenter toegang

    Wie zijn wij Schuberg Philis is gevestigd te Schiphol-Rijk, …
    blank

    Privacy notice - office and data center access

    Who we are1 Schuberg Philis has its registered office in …