Exit met een strik
ASR hield uiteindelijk alle oude systemen tot 1 december 2020 in de lucht. “Klanten konden daardoor nog altijd in het systeem om eventueel gedane transacties te kunnen opzoeken, jaaroverzichten te downloaden enzovoorts. Ook zorgde Schuberg Philis in het kader van de exit voor het ordentelijk opschonen van hardware, software en data”, vertelt CF&RO Cindy van Atteveldt.
“We hebben de exit als een project met een strik eromheen aangevlogen”, aldus de tot het laatst betrokken Customer Director Sander Koers. Begin 2020 presenteerde Schuberg Philis proactief een plan dat tegen het einde van het jaar een vlekkeloze exit mogelijk zou maken. Hierin stonden alle te maken stappen in de juiste volgorde, onder meer met oog op onderlinge afhankelijkheden. “ASR hoefte alleen maar ‘ja’ te zeggen. Daarmee hebben we ze ontzorgd en veel risico’s weggenomen.”
Mission Critical Engineer Stephan Bakker: “We zijn met het bestaande team tot het einde toe doorgegaan met de zaken die we altijd al deden: technische ondersteuning, nieuwe releases, alles netjes gepatched, up to date en geback-uped. Wanneer er op 1 december 2020 op de oude omgeving nog een audit was gedaan, dan waren we daar vlekkeloos doorheen gekomen.”
Migraties
De exit betrof meer dan alleen het uitzetten van de bank. Schuberg Philis speelde een belangrijke rol bij de twee migratietrajecten van klanten, data en systemen. “In december 2019 hebben we alle gelden van de spaarklanten geconverteerd naar Achmea Bank”, verduidelijkt van Atteveld. “In mei 2020 konden onze beleggingsklanten overstappen naar Evi van Lanschot. Recent hebben we onze bankvergunning ingeleverd en zijn we feitelijk leeg.”
Bakker begeleidde de automatisering voor het migratietraject, voor een vlekkeloze data-ovedracht naar Achmea en Evi. “Technisch gezien waren er geen grote uitdagingen. Al vereiste het stroomlijnen van de kernapplicatie en het specifiek maken van deze software voor de nieuwe omgevingen wel de nodige expertise.”
Vooral bij Achmea was sprake van afhankelijkheden tussen de verschillende stappen in de conversie. “Hier kwamen de uitgebreide draaiboeken en planningen goed van pas”, zegt Paul de Snoo. “Het was belangrijk om op het juiste moment de exports te starten, de backups te maken enzovoorts. Bij de migratie naar Evi van Lanschot was het tijdspad iets minder kritisch.”
Experts in the lead
Het credo ‘experts in the lead’ van Schuberg Philis was binnen de wisselwerking met ASR dubbel van toepassing. ASR was leidend bij alle kwesties waarin zij de experts zijn, zoals de businessfunctionaliteit. Schuberg Philis nam het voortouw qua technologie. Sander Koers: ”Door te vertrouwen op elkaars kracht en expertise maak je van één en één drie.”
De filosofie ‘plan, build, run’ is imiddels uitgebreid met ‘decommission’. “Ook bij het afscheid staat de klanttevredenheid bovenaan. Vanuit deze overtuiging hebben we de exit door het bestaande team laten doen. Zij kennen immers de relatie en kunnen de beste inschatting maken van wat nodig is en eventuele risico’s.”
De exit is volgens Koers een businessvraagstuk waaraan door Schuberg Philis invulling wordt geven. “We bewegen daarin altijd mee. Maar we blijven adviseren als wij denken dat zaken slimmer of beter kunnen. Dat is altijd een open gesprek geweest.”
Ervaringen
“Zo zijn we tot het einde zijn we met doorgegaan”, zegt Business IT Consultant Paul de Snoo van ASR. “Iedereen is altijd professioneel en betrokken gebleven. Alle seinen in de planning hebben continu op groen gestaan. We hadden wekelijks projectoverleg, we gebruikten Slack voor communicatie en er kon altijd gebeld worden. De lijnen waren korte lijnen iedereen werkte mee.”
Cindy van Atteveldt: “Daar sluit ik me geheel bij aan. Waren er wel dingen fout gegaan, dan was ik als directeur zeker meer betrokken geweest. Maar dat was dus niet nodig. Er is naar mijn weten nooit iets geëscaleerd. Hooguit bij een accordering of fiatering kwam ik even kort in de lucht.”